Le suivi administratif des fournisseurs mobilise les achats, la finance, la conformité et les équipes opérationnelles. Lorsque les prestataires se multiplient, les relances et contrôles peuvent ralentir le démarrage comme le suivi des missions.
Le portage commercial, c'est faire appel à un prestataire tiers en qualité d'intermédiaire entre l'entreprise cliente et le fournisseur de services ou sous-traitant qui disposent des expertises et compétences recherchées non mobilisables en interne.
Il apporte un service pratique aux clients grands comptes qui souhaitent limiter leur panel de fournisseurs tout en gardant le contrôle sur leur activité.
Dans un dispositif de portage commercial, l'intermédiaire peut centraliser les documents, les relances et le suivi de conformité. Le donneur d'ordre conserve toutefois sa gouvernance et doit s'assurer que le processus répond à ses propres exigences.
Pourquoi le suivi administratif des fournisseurs coûte-t-il du temps ?
Se conformer aux exigences de la loi est difficile pour les grands groupes qui peinent à connaitre leurs sous-traitants à cause de la succession de contrats qui forment leur chaîne de valeur. Avec un nombre croissant de sous-traitants et fournisseurs, la relation avec l'entreprise donneuse d'ordre devient de plus en plus opaque. Vérifier individuellement la conformité juridique, administrative, fiscale...de chaque fournisseur prend du temps et engendre d'énormes coûts en interne.
Ce qu'un intermédiaire peut prendre en charge
L'intermédiaire peut organiser la collecte et le renouvellement des documents demandés : attestation de vigilance, justificatifs fiscaux, assurance responsabilité civile professionnelle et pièces propres au dispositif achats du client. Pour les contrats concernés d'au moins 5 000 € HT, l'attestation de vigilance doit être demandée à la signature puis tous les six mois, avec contrôle de sa validité.
Le bénéfice est d'industrialiser les contrôles, les relances et la traçabilité, tout en laissant les équipes achats se concentrer sur la qualification des fournisseurs et le pilotage de la relation commerciale.
Un suivi efficace repose aussi sur une préparation en parallèle : circuit de commande, pièces fournisseur, contrat, accès et date de démarrage doivent être alignés avant le premier jour de mission.
